Czym jest i do czego służy analiza SWOT

Czym jest i do czego służy analiza SWOT

Każdemu, kto ma swój biznes, odpowiada w organizacji za planowanie albo planuje dopiero wystartować z nowym projektem, musiało co najmniej rzucić się w oczy hasło SWOT. Ważne, konieczne, ale jeśli nie jest się specjalistą od zarządzania, można mieć problem ze zrozumieniem tego tematu. A jest to jedna z podstawowych analiz przy planowaniu rozwoju firmy, ale też w ogóle w jej początkach; jest integralną częścią biznesplanu, jej przeprowadzenie jest wymagane we wnioskach o większość dofinansowań, zarówno europejskich, jak i krajowych.

Sama nazwa to skrót składający się z pierwszych liter analizowanych czynników (po angielsku): strenghts, weaknesses, opportunieties i threats – czyli silne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Generalnie jest to forma diagnozy obecnego stanu organizacji, która daje punkt wyjścia do planowania przyszłych działań, tych mniejszych i tych strategicznych – czyli prognozy. Warto ją przeprowadzić dla samego siebie nawet, jeśli zakłada się działalność jednoosobową i nikt tego nie wymaga – daje to dobry obraz czego można się spodziewać teraz i w przyszłości, daje wskazówki, jak uniknąć podstawowych błędów – i gdzie w ogóle można je popełnić.

Pierwsza część, diagnostyczna, składa się z dwóch elementów.

Silne strony to wszelkie zasoby organizacji, które pozytywnie wyróżniają ją na tle konkurencji. Tymi zasobami może być cały wachlarz różnych kwalifikacji, fakt posiadania własnej, rozbudowanej sieci sprzedaży, dostęp do nowoczesnych technologii, nierozpowszechnionych wśród konkurencji, nowatorskie pomysły. W firmie sprzedającej usługi dla firm może to być zespół świetnych sprzedawców, w firmie przeprowadzkowej dostęp do sprzętu ułatwiającego transport, np. podnośniki, wózki paletowe, oferta usług dodatkowych, których nie ma konkurencja, a dla stolarza – dostęp do nowoczesnych narzędzi, egzotycznych materiałów i oryginalne projekty.

Słabe strony z kolei to wszystkie te aspekty, które ograniczają sprawność funkcjonowania firmy i mogą hamować jej rozwój. Analogicznie – w firmie usługowej, mimo świetnych sprzedawców słabą stroną mogą być sami wykonawcy, chaos informacyjny opóźniający realizację usług; w firmie przeprowadzkowej mogą to być leniwi pracownicy nie zważający na bezpieczny transport mebli im powierzonych; stolarz z kolei może nie mieć pojęcia o sprzedaży i marketingu i trudno mu będzie znaleźć rynek zbytu.

O ile silne i słabe strony są kontrolowane przez organizację w całości albo przynajmniej w dużej mierze, o tyle szanse i zagrożenia na nią czyhające to czynniki zewnętrzne. Ich analiza stanowi swoistą prognozę tego, co może czekać organizację w przyszłości i jakie środki powinna podjąć, żeby osiągnąć cel.

Zarówno szanse jak i zagrożenia wymagają pewnej umiejętności przewidywania i sporej dozy wyobraźni. Trzeba być w stanie wyobrazić sobie, jak różne wydarzenia mogą wpłynąć na organizację. Każde z nich mogą być zarówno szansą, jak i zagrożeniem. Ale znając potencjalny przebieg zdarzeń można przygotować się do nich w taki sposób, żeby zagrożenia możliwie zminimalizować.

Nie trzeba wróżyć z fusów, trzeba przeanalizować różne obszary mogące mieć wpływ na organizację. Tymi obszarami są ogólne zmiany polityczne, społeczne i ekonomiczne, zmiany rynkowe, zmiany technologiczne i materiałowe, oraz konkurencja i jednostki współdziałające. Szansą może być np. wypadnięcie z rynku konkurenta (lub kilku), zmiana stawek podatkowych, pojawienie się nowej technologii, rozpoczęcie współpracy na innych rynkach, wzrost popytu. Ale np. zmiana systemu podatkowego może być równie dobrze zagrożeniem – zależy to przecież od rodzaju zmiany; może nią być wzrost konkurencji w danej branży, wzrost stawek celnych, który przełoży się na wzrost cen i, możliwie, na spadek popytu; może to być nagła strata głównego kontrahenta, kiedy stanie się on niewypłacalny, zamknie działalność albo przejdzie do konkurencji.

Szanse i zagrożenia można znaleźć nie tylko w otoczeniu organizacji, ale też w jej ramach; może to być poprawa systemu wynagrodzeń, która bardziej zmotywuje pracowników, a z drugiej strony może to być podjęcie błędnej decyzji, której skutków nie da się łatwo naprawić.

Łącząc diagnozę i prognozę w kontekście zarówno samej firmy, jak i jej otoczenia, można wyznaczyć cele i wytyczyć strategię. Można dzięki temu określić zakres możliwości działania, zaplanować różne ścieżki dla różnych scenariuszy.

Autor: Katarzyna Grochólska

Porady